- FASE 1 — ASCOLTO
Tre settimane per capire come funziona oggi l'azienda e
quanto costa il resto del percorso.
Un documento di otto-dieci pagine, e il preventivo fermo per tutte le fasi successive. Chi si ferma qui tiene comunque quel documento.
- Come si svolge
Due binari che corrono insieme.
Da una parte le interviste, che raccolgono come funziona l’azienda secondo chi ci lavora: chi vende, chi fattura, chi incassa, chi decide. Dall’altra gli export del gestionale, da cui ricalcolo per conto mio le stesse grandezze: concentrazione dei clienti, stagionalità, giorni reali di incasso, scaduto.
Dove le due immagini coincidono, il numero è solido e non ci torniamo più sopra. Dove dovessero divergere, la divergenza diventa una domanda da riportare alle persone che hanno gli elementi per rispondere. Lo scopo è capire su quali numeri l’azienda può già appoggiarsi per decidere, non verificare il lavoro di qualcuno.
Interviste*
come funziona l’azienda, secondo chi ci lavora
Gli export
che cosa dicono i numeri, ricalcolati da me
Confronto
ogni divergenza diventa una domanda
Restituzione
otto-dieci pagine, e il preventivo
* Le interviste durano fra i quarantacinque e i novanta minuti e si concentrano nelle prime tre settimane; le tengo separatamente, una persona alla volta. Le risposte che divergono fra ruoli sono frequenti in qualsiasi azienda, e sono informazione utile: nel documento finale compaiono come divergenze rilevate, mai attribuite a una persona.
- CHE COSA SERVE
Materiale che nella maggior parte delle aziende esiste già.
L’elenco completo arriva in un documento a parte, dopo la firma dell’accordo di riservatezza. In sintesi:
Bilanci
Gli ultimi tre esercizi chiusi e la situazione contabile in corso.
Fatture e incassi
L’export delle fatture emesse e dei relativi incassi degli ultimi trentasei mesi.
Offerte aperte
Il portafoglio delle offerte aperte, nella forma in cui esiste oggi.
Contratti e scaduto
I contratti ricorrenti in essere e lo scaduto clienti per anzianità.
Organizzazione e gestionale
L’organigramma, il nome del gestionale e chi lo amministra.
Per i dati servono file CSV o Excel, perché da un PDF i calcoli non si possono rifare.
Il materiale viaggia in una cartella condivisa protetta, anziché come allegato di posta.
Se un documento manca.
Se qualcosa di questo elenco non dovesse esistere, o dovesse esistere in una forma diversa da quella descritta, è sufficiente segnalarlo. L’assenza di un documento è essa stessa un’informazione che l’assessment raccoglie, e spesso una di quelle che pesano di più sul dimensionamento del lavoro. E se un documento richiedesse una preparazione non banale, è meglio parlarne prima di prepararlo: qui serve la fotografia dell’azienda come è oggi, che un materiale costruito per l’occasione rischierebbe di non restituire.
- CHE COSA RICEVETE
Otto-dieci pagine, scritte
per chi deve decidere.
Il documento che chiude la fase 1 si legge dall’alto: se l’amministratore delegato leggesse solo la prima pagina, dovrebbe avere abbastanza per decidere.
01 — Sintesi per la direzione
Che cosa ho trovato, che cosa manca, che cosa propongo, quanto costa e quanto dura. E, in una riga, ciò che non ho potuto verificare.
02 — La catena oggi
Dal forecast commerciale al budget alla cassa: dove esiste già, dove eventualmente si interrompe, dove i numeri passano di mano senza un controllo. Uno schema e due pagine.
03 — Presente / assente
La griglia di rilevazione, e per ogni assenza la conseguenza concreta sul lavoro da fare. È la sezione da cui discende il preventivo.
04 — I dati
Che cosa esiste, in che stato, e che cosa servirebbe per calibrare il modello: storico, stagionalità, distribuzione degli incassi, concentrazione.
05 — Chi risponderà di che cosa
Per ogni foglio del futuro strumento, la persona che lo terrà in vita.
06 — Condizioni e rischi
Che cosa deve essere vero perché il piano regga: disponibilità delle persone, export del gestionale, tempo dedicato, presenza del CEO all’apertura e alla consegna.
07 — Il mio giudizio
Mezza pagina dichiaratamente personale, separata dal rilevato e intitolata come tale.
08 — Proposta
Perimetro, fasi, giornate, calendario, corrispettivo.
- Ogni numero riportato dichiara la propria fonte e il proprio grado di certezza: misurato, stimato, o assunto per prassi. È la condizione perché il documento si possa contestare, e quindi usare.
- CHE COSA IMPEGNA
Nove giornate nel caso ordinario,
tre settimane di calendario.
7 in azienda + 2 in remoto
L’esperienza mi insegna che in nove giornate — sette in azienda e due in remoto — si arriva a una restituzione solida per un’azienda di media complessità. Se la vostra risultasse più articolata, o se lo storico fosse in condizioni difficili, quel numero può salire: nel caso si stabilisce prima di cominciare, mai a lavoro iniziato.
di calendario
Le tre settimane di calendario valgono a condizione che le interviste si possano concentrare in quel periodo, che l’export del gestionale arrivi entro la seconda settimana, e che il CEO sia presente all’apertura e alla restituzione.
definito prima di iniziare
Il corrispettivo si concorda dopo la conversazione preliminare, quando so che cosa mi aspetta, e da lì non si muove.
Il risultato è il preventivo fermo per tutto ciò che segue, e non porta con sé alcun vincolo di accettazione: chi decide di fermarsi qui tiene il documento e sa che cosa farne, anche affidandolo a qualcun altro.
- Gli export ricevuti restano nella cartella condivisa per la durata del mandato, e alla chiusura vengono restituiti o cancellati secondo la vostra indicazione.